Mục lục
Getfly CRM – Trong kinh doanh có những dữ liệu rất quan trọng, có khi là quyết định đến thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Dữ liệu kinh doanh là tinh lực doanh nghiệp, được sinh ra và sử dụng liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh.
Tầm quan trọng của bảo mật dữ liệu
Thông thường tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc bảo mật dữ liệu kinh doanh chưa được chú trọng, do người chủ doanh nghiệp cảm thấy chưa cần thiết phải xử lý dữ liệu để tối ưu hóa kinh doanh.
Tuy nhiên việc lơ là quản trị dữ liệu tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa hay startup sẽ dẫn tới những hệ lụy vô cùng tai hại về lâu dài. Chẳng hạn cơ sở dữ liệu không được xây dựng theo cấu trúc chặt chẽ dẫn tới dữ liệu bị phân tán, rời rạc và không xác thực. Tới khi cần phải tổng hợp dữ liệu thì rất khó khăn, tốn nhiều thời gian, chi phí để triển khai. Nếu dữ liệu ghi nhận không liên tục, không khoa học sẽ không hỗ trợ các quyết định kinh doanh tốt được.
Quan trọng hơn nữa, việc lơ là bảo mật dữ liệu kinh doanh dẫn tới mất cắp dữ liệu một cách đáng tiếc, có thể ảnh hưởng tới tồn vong về dài hạn của doanh nghiệp. Nếu dữ liệu kinh doanh bị mất, sẽ là mối nguy hại lớn, đôi khi dẫn đến phá sản. Những dữ liệu quan trọng đến sự tồn vong của doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup như:
- Thông tin mua hàng: nhà cung cấp, giá vốn, chính sách chiết khấu…
- Thông tin khách hàng: thông tin liên hệ (tên, địa chỉ, điện thoại, email…), lịch sử mua hàng, khả năng mua hàng, chính sách giá cả…
- Doanh số bán hàng, khách hàng nào mua nhiều, mua ít…
Đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thì việc bị mất những dữ liệu kinh doanh sẽ có nguy cơ phá sản cao. Nếu dữ liệu kinh doanh chẳng may rơi vào tay của đối thủ cạnh tranh trực tiếp, họ biết giá vốn của bạn, biết luôn cả khách hàng mua hàng thường xuyên và biết ngay cả chính sách bán hàng với khách hàng ấy thì ‘bạn thua và đối thủ thắng là điều dễ hiểu’. Trong thực tế hay xảy ra tình trạng là chính nhân viên chủ chốt lấy dữ liệu, bí mật kinh doanh và ra riêng, mở doanh nghiệp cạnh tranh trực tiếp.
Do đó, dù là startup hay là doanh nghiệp vừa và nhỏ, người chủ cũng cần quan tâm đến vấn đề bảo mật dữ liệu kinh doanh, xem đây là nhiệm vụ quan trọng nếu muốn xây dựng công cuộc kinh doanh lâu dài, bền vững. Để làm điều đó người doanh chủ cần quan tâm đến các việc sau:
- Hệ thống ghi chép lưu trữ thông tin theo quy chuẩn: dù dùng sổ sách, excel, hay phần mềm.. cũng đều cần có những quy chuẩn từ đầu nhằm tiết kiệm chi phí tổng hợp, phân tích sau này. Quy chuẩn này liên tục được cải tiến và đổi mới cho phù hợp với nhu cầu xử lý thông tin trong từng giai đoạn phát triển.
- Cần xây dựng quy trình quản lý và bảo mật thông tin an toàn: theo thống kê nguyên nhân bị rò rỉ thông tin do yếu tố của con người (nhân viên nội bộ lẫn bên ngoài, tức các nhà cung cấp phần mềm) là chiếm tỉ trọng lớn nhất, sau đó mới đến các yếu tố như hacker hay các yếu tố bên ngoài khác. Do đó người doanh chủ cần xây dựng quy trình quản lý thông tin phù hợp với mô hình kinh doanh, đảm bảo tính bảo mật cao.
- Luôn luôn có cơ chế phòng ngừa rủi ro: khi rủi ro xảy ra như dữ liệu bị xóa, bị mất, bị đánh cắp… thì có cơ chế phòng ngừa rủi ro là gì, người doanh chủ cũng cần tìm ra giải pháp để xử lý nếu có sự cố này tránh tình trạng bị động.
Bảo mật dữ liệu trong CRM
Phân quyền bảo mật riêng tư trong CRM
Việc phân quyền truy cập dữ liệu trong nội bộ doanh nghiệp là hết sức quan trọng. Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp liên tục phải đối diện với vấn đề nhân sự thay đổi. Việc để nhân sự truy cập vào những thông tin không thuộc phận sự và trách nhiệm của mình sẽ khiến rủi ro rò rỉ dữ liệu tăng cao và doanh nghiệp sẽ mất nhiều hơn chỉ là một nhân sự.
Doanh nghiệp cần phân quyền cho từng cá nhân, vai trò, vị trí công tác, đơn vị,… trên toàn doanh nghiệp. Khi thêm mới một khách hàng vào hệ thống, chỉ người phụ trách được xem và sửa khách hàng này. Điều này giúp tăng tính riêng tư, bảo vệ thông tin khách hàng từ mối quan hệ riêng của nhân viên, khuyến khích up data lên hệ thống chung để quản lý.
Chỉ định bảo mật trường dữ liệu trong CRM
Để bảo vệ được dữ liệu data của công ty và của Sales đang phụ trách khách hàng, doanh nghiệp cần đảm bảo ai có quyền xem dữ liệu nhạy cảm khách hàng. Dữ liệu nhạy cảm chính là những thông tin quan trọng nhất cần được bảo mật tối đa. Ví dụ: thông tin liên hệ của khách hàng (điện thoại, email, địa chỉ, v.v.); thông tin cá nhân như ngày sinh, v.v.; tổng số tương tác; website; v.v.
Doanh nghiệp cần xác định các trường thông tin chữa dữ liệu nhạy cảm và thiết lập quyền truy cập vào các trường này để đảm bảo bảo mật thông tin ở mức cao nhất.
Ghi logs hoạt động của user trên hệ thống
Bên cạnh việc phân cấp dữ liệu để chia sẻ và quyền hạn truy cập thì việc ghi lại toàn bộ hoạt động của các user trên hệ thống, giúp doanh nghiệp kiểm tra được khi có vấn đề xảy ra với hệ thống hoặc Data bên mình.
Trong trường hợp xấu nhất thông tin bị rò rỉ hoặc xảy ra lỗi thì việc truy vết và khoanh vùng để khắc phục sự cố trong thời gian nhanh nhất là yêu cầu bắt buộc. Vì vậy với tính năng ghi logs hoạt động của user trên hệ thống CRM sẽ giúp doanh nghiệp trong việc quản lý data và sẵn sàng ứng phó với những tình huống không may.
Vì vậy khi lựa chọn các công nghệ nói chung hay phần mềm CRM nói riêng, doanh nghiệp cần đặt vấn đề bảo mật là một trong những tiêu chí hàng đầu để đánh giá. Getfly CRM với module bảo mật hàng đầu chính là một lựa chọn không thể phù hợp hơn với các doanh nghiệp trong thời đại số hiện nay.
Là một sản phẩm thuần Việt, được 3000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:
– Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất
– Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile
– Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình
– Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác
– Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả
Bản Đồ Văn Phòng
