Áp dụng nguyên tắc 5S trong quản lý dữ liệu, tài liệu

Không chỉ là một phương pháp tối ưu giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng. Trong thời đại số, mô hình 5S còn được biết đến là cách thức hiệu quả giúp doanh nghiệp hệ thống hóa và quản lý các dữ liệu, tài liệu một cách khoa học và bài bản. Từ đó, giúp tiết kiệm được đáng kể thời gian và tăng hiệu suất làm việc của nhân sự. Hãy cùng Getfly CRM tham khảo cách ứng dụng mô hình 5S để quản lý dữ liệu, tài liệu trên môi trường số trong bài viết sau đây:

1. Giới thiệu tổng quan về nguyên tắc 5S

5S là phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc được ứng dụng lần đầu tiên tại Toyota và sau đó nhanh chóng được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp sản xuất tại Nhật Bản. Nguyên lý căn bản của mô hình 5S là đảm bảo mọi công cụ được đặt đúng chỗ, giữ cho nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp qua đó giúp nhân sự làm việc dễ dàng tạo với hiệu suất cao hơn. Trong thời đại 4.0, bên cạnh môi trường làm việc vật lý, môi trường làm việc số cũng tác động lớn đến hiệu quả công việc trong cả doanh nghiệp. Vậy mô hình 5S bao gồm những yếu tố nào và ứng dụng như thế nào trong quy quản lý dữ liệu, tài liệu:

1.1. Sàng lọc (SERI)

Yếu tố này nhấn mạnh vào việc doanh nghiệp không nên lưu trữ tất cả dữ liệu, tài liệu. Các dữ liệu rác, dữ liệu lỗi thời cần được loại bỏ để giải phóng bộ nhớ và giúp máy chủ / sever làm việc trơn tru hơn. Điều này giúp khắc phục các rủi ro gây nên bởi tâm lý muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng chẳng hạn như: truyền tải thông tin sai do sử dụng dữ liệu lỗi thời, đưa ra các quyết định kinh doanh không phù hợp với bối cảnh kinh doanh,….

1.2. Sắp xếp (SEITON)

Có nghĩa là phân loại dữ liệu khoa học, ngăn nắp để dễ dàng tìm kiếm, truy xuất và sử dụng. Doanh nghiệp có thể sử dụng những phần mềm hỗ trợ quản lý dữ liệu, tài liệu như: CRM, Excel, Invoice,…  Khi sắp xếp nên sử dụng những công cụ hỗ trợ phù hợp để mọi người dễ dàng truy cập và sử dụng, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian.

1.3. Sạch sẽ (SEISO)

Đối với môi trường số, yếu tố S3 có thể hiểu là các hoạt động giữ cho giao diện quản lý tài liệu ngăn nắp, gọn gàng chẳng hạn đặt tên file theo một quy chuẩn chung, lựa chọn các phần mềm quản lý có giao diện thân thiện tập trung cung cấp những thông tin quan trọng,…  Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn tính “sạch” của các tài liệu, dữ liệu chung và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện.

1.4. Săn sóc (SEIKETSU)

Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn dữ liệu hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp.

1.5. Sẵn sàng (SHITSUKE)

S5 là mức độ cao nhất và khó thực hiện nhất trong mô hình 5S, đó là chính là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc. Biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết khích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong doanh nghiệp.

2. Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc 5S? 

Đa phần các doanh nghiệp hiện nay đều có những vấn đề lớn trong quản lý dữ liệu, tài liệu dẫn đến rò rỉ các thông tin quan trọng, thất lạc tài liệu và gây nên nhiều tổn thất cho tổ chức. Nếu như các SMEs thường thiếu các quy trình quản lý lưu trữ dữ liệu bài bản do chưa nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này. Thì các doanh nghiệp lớn, dù đã định hình được vai trò của việc quản lý dữ liệu lại gặp khó khăn với khối lượng dữ liệu đồ sộ, tốn nhiều thời gian chuẩn hóa/ phân loại và sắp xếp.

Có thể nói, mô hình 5S chính là lời giải phù hợp nhất cho bài toán về quản lý thông tin, giấy tờ trong doanh nghiệp:

• Mang lại một môi trường làm việc ngăn nắp, có tổ chức, thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý của công ty, doanh nghiệp.
• Hồ sơ tài liệu được quản lý một cách chặt chẽ, tăng tính bảo mật cho những thông tin liên quan đến công ty như hợp đồng đầu tư, hồ sơ nhân viên hay những thông tin quan trọng khác.
• Tiết kiệm thời gian, tăng năng suất làm việc cho nhân viên trong công ty.
• Hình thành nên văn hóa công ty với những con người có kỷ luật, có tính tập thể và có tinh thần luôn học hỏi điều mới.

Ứng dụng thành công mô hình 5S trong quản lý dữ liệu, tài liệu trên môi trường số sẽ xây dựng cho doanh nghiệp phong cách làm việc nội bộ chuyên nghiệp, bài bản từ đó dễ dàng thu hút những nhân sự có kỹ năng chuyên môn tốt và thúc đẩy hiệu suất làm việc chung.

3. Làm sao để ứng dụng thành công mô hình 5S trong quản lý dữ liệu?

3.1 Những nguyên tắc căn bản để thực hiện thành công 5S

• Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện
• Bắt đầu bằng đào tạo: Truyền thông cho nhân sự về ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ đầy đủ những phương pháp, công cụ thực hiện. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S
• Thuyết phục mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người
• Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý

3.2 Ứng dụng phần mềm Getfly để quản lý dữ liệu, tài liệu tập trung 

Để triển khai mô hình 5S thành công, doanh nghiệp cần cung cấp hệ thống lưu trữ thông tin tập trung, khoa học, bảo mật. Phần mềm Getfly CRM giúp doanh nghiệp đồng bộ các dữ liệu, tài liệu quan trọng trên một nền tảng duy nhất.

Với sản phẩm cốt lõi là giải pháp CRM, Getfly giúp các chủ doanh nghiệp chuẩn hóa, phân loại và sắp xếp dữ liệu khách hàng hiệu quả đáp ứng tối đa nhu cầu truy xuất, tìm kiếm và khai thác thông tin. Bên cạnh đó, Getfly cũng cung cấp kho quản lý tài liệu chung/ tài liệu cá nhân. Tất cả người dùng có thể upload tài liệu lên cùng một hệ thống, tạo điều kiện dễ dàng cho việc tìm kiếm cũng như chia sẻ. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các thủ tục quản lý giấy tờ, giảm thiểu các công việc trung gian và tăng hiệu suất làm việc của nhân sự.

Là một sản phẩm thuần Việt, được 4000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:

• Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất
• Thao tác nhanh chóng trên PC và App Mobile
• Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình
• Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác
• Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả

Đăng ký ngay để được hỗ trợ và trải nghiệm MIỄN PHÍ 30 NGÀY phần mềm Getfly CRM