9 bước tự động hóa doanh nghiệp

     Trái ngược với kinh nghiệm của người Việt chúng ta – “không ai giàu ba họ, không ai khó ba đời” – ở trời Tây, các doanh nghiệp của họ đã tồn tại hàng trăm năm nay và  lý do để làm được điều đó là các chủ doanh nghiệp phương Tây họ rất chú trọng việc hệ thống hóa và xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động, giúp doanh nghiệp hoạt động độc lập, không bị phụ thuộc vào mình và các cá nhân nào đó (key person) trong doanh nghiệp. Thậm chí có nhiều anh chị chủ doanh nghiệp chia sẻ với tôi, là đã đến tuổi nghỉ hưu , muốn nghỉ nhưng vẫn chưa thể nghỉ được, vì chưa tìm được ai kế thừa, chưa biết công ty sẽ thế nào khi thiếu mình.

Qua thực tế hơn 12 năm, tôi trực tiếp tư vấn xây dựng hệ thống quản trị tự động cho hàng trăm doanh nghiệp, thì phần lớn các doanh nghiệp chúng ta có tình trạng: hoặc không biết hoặc không quan tâm đến việc xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động, và hoặc biết nhưng không biết bắt đầu từ đâu và làm như thế nào để có thể xây dựng thành công hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động hiệu quả, phù hợp với thực tế doanh nghiệp của mình. Thực ra việc hệ thống hóa và xây dựng hệ thống quản trị để tự động hóa doanh nghiệp không phải là vấn đề mới hay quá khó để thực hiện, nhân được tạp chí BNI Business Edge gợi ý, tôi xin chia sẻ tóm tắt 9 bước giúp doanh nghiệp chúng ta hệ thống hóa và xây dựng hệ thống quản trị tự động.

1.      Tầm nhìn.
2.      Sứ mạng.
3.      Giá trị cốt lõi và văn hóa.
4.      Hệ thống mục tiêu/ Chiến lược.
5.      Sơ đồ tổ chức.
6.      Bảng mô tả công việc và KPI’s.
7.      Hệ thống qui trình, qui định và hướng dẫn.
8.      Hệ thống phần mềm/tự động hóa.
9.      Hệ thống điều hành và đội ngũ kế thừa.

Về Tầm nhìn, Sứ mạng và Giá trị cốt lõi, Văn hóa

Hầu hết các doanh nghiệp chúng ta đều đã có nhưng tình trạng chung là chưa thể hiện chính xác hoặc chưa đầy đủ thông điệp muốn truyền tải tới cộng đồng, khách hàng, người lao động và cổ đông,… và phần đông là doanh nghiệp chưa biết làm thế để những nội dung của thông điệp này được triển khai trong thực tế, giúp cộng đồng, khách hàng, người lao động, cổ đông cảm nhận được những tuyên bố, giá trị này… , và điều này làm cho doanh nghiệp chưa thực có sự khác biệt trên thị trường.

Về Hệ thống mục tiêu/ Chiến lược

Hầu hết các doanh nghiệp điều có, nhưng chưa làm tốt công tác tổ chức và thúc đẩy thực hiện, vì vậy kế hoạch đưa ra thường bị trể hoặc không hoàn thành.

Về Sơ đồ tổ chức, Bảng mô tả công việc và KPIs

Đây là hệ thống giúp doanh nghiệp tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc và giao chỉ tiêu, đánh giá thành tích và khuyến khích nhân viên. Thực tế phần lớn doanh nghiệp có một phần và chưa vận hành đồng bộ nên chưa tạo ra kết quả tích cực.

Về hệ thống qui trình, qui định và hướng dẫn

Các doanh nghiệp đều có, nhưng chưa đầy đủ, không được cập nhật, việc thực hiện trong thực tế chưa nghiêm túc do thiếu kiểm tra giám sát nên hiệu quả mang lại không tương xứng.

Về hệ thống phần mềm/tự động hóa

Do được xây dựng theo thực tế phát sinh, không có mục tiêu từ đầu hoặc mục tiêu chưa rõ ràng, nên hầu hết doanh nghiệp điều có phần mềm, nhưng chỉ giải quyết được một số công việc chuyên môn nhất định như kế toán thuế, tính lương, quản lý công văn… , chưa thực sự là đòn bẩy công nghệ để tăng hiệu suất lao động, tăng tốc độ đáp ứng khách hàng và xử lý thông tin chính xác, nhanh chóng, giúp ban điều hành có cơ sở đưa ra quyết định chính xác, kịp thời.

Về hệ thống điều hành và đội ngũ kế thừa

Hầu hết các chủ doanh nghiệp chúng ta đang trực tiếp điều hành doanh nghiệp của chính mình bằng tất cả tâm huyết và kinh nghiệm, nên không nghĩ công ty cần phải có hệ thống này. Nhưng không có hệ thống này, các doanh nghiệp chúng ta sẽ khó mà đạt được “Doanh nghiệp tự vận hành hiệu quả mà không cần bạn”, và các anh/chị chủ doanh nghiệp dù đã tích lũy nhiều tài chính, cũng khó mà đầu tư sang mang kinh doanh mới, do không thể rời khỏi công ty.

Nhìn chung, việc hệ thống hóa và xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động là có công thức và có thể thực hiện từng bước tùy theo điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp, đây là công cụ có tính chất đòn bẩy, làm 1 lần nhưng lợi ích lâu dài, giúp chủ doanh nghiệp xây dựng doanh nghiệp thành công theo quan điểm quản trị hiện đại “Doanh nghiệp tự vận hành hiệu quả mà không cần bạn”.