Quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng excel còn tồn tại nhiều bất cập khiến việc quản lý gặp khó khăn trong bảo mật, kiểm soát khách hàng và hiệu quả hoạt động của nhân viên. Hiện nay, nhà quản lý cần thiết sử dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ để kiểm soát toàn diện cơ sở đào tạo của mình.
1. Bất cập khi quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng excel
Quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng excel là cách làm việc thông dụng của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ để quản lý khách hàng. Dùng phần mềm excel có thể tải và dùng miễn phí vào các tác vụ đơn giản như phân loại khách hàng, cập nhật thông tin nhanh chóng. Ngoài ra, có thể tự chủ động quản lý thêm bớt trường dữ liệu và tạo báo cáo công việc…Tuy nhiên, quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng excel tồn tại rất nhiều bất cập, chúng ta cùng phân tích theo những đánh giá dưới đây:
– Độ bảo mật thông tin thấp
Khi quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng excel không có chức năng phân quyền, tất cả thông tin về khách hàng hay những dữ liệu quan trọng liên quan đến hoạt động kinh doanh của cơ sở có thể bị đánh cắp dễ dàng.
Tuy trong excel cũng có chức năng bảo vệ trang tính bằng cách tạo mật khẩu từng trang, nhưng với số lượng trang tính quá lớn thì có thể dễ dàng gây nhầm lẫn. Chưa kể đến, lưu trữ thông tin bằng excel có nhiều nguy cơ bị lỗi, vô ý xóa mất hay nhiễm virus…
– Tốn thời gian lập báo cáo, thống kê
Quản lý bằng excel thường thuận tiện cho việc ghi chép thông tin khách hàng, quản lý thu học phí, danh sách lớp học, thời gian học…còn việc báo cáo tốn nhiều thời gian và công sức. Ngoài ra, với phần mềm excel nhà quản lý sẽ gặp khó khăn trong tác vụ kiểm tra, đánh giá, so sánh hiệu quả kinh doanh hay chiến dịch truyền thông.
– Tra cứu khó khăn
Quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng excel sẽ khiến nhà quản lý gặp nhiều trở ngại trong tra cứu thông tin và phân loại nguồn khách hàng tiềm năng. Với các tính năng hạn chế của Excel, người dùng cần phải thực hiện các lệnh với hàm HLOOKUP hoặc VLOOKUP, tuy nhiên, đây là cách tra cứu không khoa học, mất thời gian truy xuất sang 1 tệp file khác.
– Hạn chế trao đổi
Quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng excel hạn chế ghi chú thông tin về khách hàng và đòi hỏi người dùng cần kiểm soát toàn diện lịch gọi, hẹn và chăm sóc khách hàng.
– Khó quản lý
Đối với nhân viên tư vấn và chăm sóc khách hàng tại trung tâm ngoại ngữ, từng nhân viên sẽ phụ trách lưu trữ dữ liệu riêng, dẫn đến thông tin thiếu logic và rời rạc, không đồng bộ. Ngoài ra, còn ảnh hưởng đến việc đánh giá chính xác hiệu quả chăm sóc khách hàng đối với từng nhân viên, khó khăn trong kế hoạch định chiến lược.
2. Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ nhập cuộc
Ngày nay, công nghệ không ngừng phát triển với nhiều tính năng hiện đại và việc ứng dụng công nghệ vào kinh doanh như một điều tất yếu để phát triển. Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ đang làm thay đổi nhanh chóng cách doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh của mình (tối ưu nhất trong việc quản trị và chăm sóc khách hàng).
Nhà quản lý có thể thay thế quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng excel bằng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ giúp quản lý chuyên môn hóa, tiết kiệm nguồn lực tối đa.
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ với những ưu điểm vượt trội so với việc quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng excel như sau:
– Dữ liệu đồng nhất
Tất cả thông tin liên quan đến khách hàng (thông tin cá nhân, trao đổi, tình trạng khách hàng) đều được quản lý trên hệ thống duy nhất. Thông qua đó, người quản lý có thể dễ dàng kiểm soát, tra cứu dữ liệu, giảm thiểu nguy cơ dữ liệu phân tán hoặc thất thoát. Bên cạnh đó, thông tin lưu trữ đầy đủ – khoa học, dễ dàng giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
– Quản lý mọi lúc mọi nơi
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, có thể giúp người dùng truy cập mọi lúc mọi nơi và với mọi thiết bị được kết nối với Internet. Ngoài ra, lưu trữ dữ liệu trên “đám mây điện tử” có thể bảo mật và đảm bảo tính an toàn cao.
– Dễ dàng tùy biến
Đặc trưng của phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là có thể tùy biến linh hoạt, được chỉnh sửa theo quy trình làm việc và từng nhu cầu của cơ sở.
– Độ bảo mật cao
Nhà quản lý có thể phân quyền cho nhân viên tới từng công việc và tệp khách hàng cụ thể. Ngoài ra, phần mềm có thể theo dõi nhật ký thao tác của tất cả nhân viên sử dụng, đảm bảo tính bảo mật doanh nghiệp.
Với phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, giúp nhà quản lý cải thiện những bất cập từ việc quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng excel từ đó tăng hiệu quả hoạt động của trung tâm đào tạo, tối ưu nguồn lực – thống nhất quy trình – đột phá doanh thu.
Bạn đang xem bài viết: “Quên việc quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng excel ngay lập tức – lợi ích khi quản lý trung tâm ngoại ngữ ưu Việt” tại Getflycrm.com
Hãy đón đọc những bài viết tiếp theo của chúng tôi nhé!
>> Xem thêm bài viết: Chia sẻ kinh nghiệm quản lý spa từ A -> Z
Bản Đồ Văn Phòng