Mục lục
Trông anh thật vất vả đầu tắt mặt tối, đến bữa quên ăn, nửa đêm thức giấc giật mình đếm việc không xuể. Anh ta ca thán nhân viên kém cỏi, giao việc làm như mèo mửa, anh thà làm luôn cho nhanh cho gọn.
Nhưng “tiên trách kỷ, hậu trách nhân”, nhân viên anh kém cỏi, anh ôm đồm nhiều việc chung quy do anh mà thôi. Anh giao việc quá kém! Ông bà ta đã chẳng nói “Ăn một mình đau tức, làm một mình cực thân” là gì.
Tuy nhiên tin vui là anh có cơ hội bớt cực, bớt khổ. Đời thay đổi khi ta thay đổi. Anh thử áp dụng vài nguyên tắc khi giao việc xem sao nhé:
1. Chuẩn bị một kế hoạch thật tốt
Nếu anh thất bại trong chuẩn bị, thì anh đã chuẩn bị để thất bại. Như bất kỳ tác vụ quản lý nào, để thành công trước hết anh cần dành thời gian để lập kế hoạch kể cả khi giao việc: mục tiêu, kết quả, yêu cầu chất lượng và chớ quên 5W+1H. Anh thường than thở “Tôi không có thời gian” nhưng trớ trêu thay sau đó anh nhận ra mình có rất nhiều thời gian để khắc phục. Nên nhớ rằng “1 PHÚT LẬP KẾ HOẠCH TIẾT KIỆM 1 GIỜ THỰC HIỆN.
2. Giúp nhân viên hiểu rõ kết quả cần đạt được
Khởi đầu bằng sự kết thúc. Anh giao việc và nhận kết quả khác xa mình mong muốn. Tưởng thiên nga hóa ra vịt trời. Đó bởi vì anh chỉ chăm chăm giao đầu mục công việc nhưng chẳng màng truyền đạt rõ ràng kết quả cần đạt được là gì, chất lượng ra sao, đo lường cách nào. Nhớ giúp cho nhân viên hình dung kết quả đạt được trong tương lai trước khi bắt tay vào việc nhé!
3. Giao đúng người đúng việc đúng điểm mạnh của nhân viên
Đừng bắt mèo thay việc cho chó. Ai mà không thuộc nằm lòng nguyên tắc cũ rích chọn đúng người, giao đúng việc. Hượm đã, khi giao việc anh có thể rơi vào 2 thái cực: giao cho người thường xuyên làm việc hiệu quả (kết quả là thêm 1 người cực thân) hoặc giao cho ai ít bận bịu. Hãy thử chịu khó xoáy sâu câu hỏi “Tại sao?” vài lần. Tại sao anh giao việc cho nhân viên này mà không chọn nhân viên khác? Hãy cảnh giác với câu trả lời chung chung đại loại “vì đó là người tốt nhất,phù hợp nhất”. Tại sao người đó là tốt nhất, phù hợp nhất? Tại sao không chọn người khác? Nếu câu trả lời đại loại như “không có chó thì cho mèo ăn..” thì mèo không mửa mới đáng ngạc nhiên.
4.Phân việc rõ ràng, tránh gây hiểu lầm
Cảnh giác với 4 người bạn Everybody, Somebody, Anybody và Nobody. Việc càng phức tạp, càng nhiều người can dự. Everybody nghĩ rằng Somebody sẽ làm, Anybody có thể làm và cuối cùng Nobody làm. Anh có thể dùng sơ đồ RASCI để phân công rõ ràng cụ thể trách nhiệm. Responsible – thực hiện, Accountable – chịu trách nhiệm, Support – hỗ trợ, Consulted – tư vấn, Informed – thông tin. Và nhớ rằng nên truyền đạt rõ ràng nhé.
5. Kiểm tra và đo lường chặt chẽ kết quả công việc
Chớ đánh trống bỏ dùi. Đừng quên giám sát, theo dõi, phản hồi, khích lệ và điều chỉnh. Nên nhớ nguyên tắc cơ bản “những gì không đo lường được thì không quản lý được”. Đánh giá phải dựa trên kết quả đã đo lường. Kết quả đo lường đúng, thì đánh giá mới chuẩn được. Phản hồi không nhằm mục đích chê bai. Nếu việc không đúng hướng thì quan trọng là tìm giải pháp điều chỉnh chứ tránh bới móc lý do.
Điều cuối cùng: nhân viên là tài sản duy nhất không bị khấu hao trừ khi họ muôn. Kinh nghiệm, năng lực và kiến thức của họ chỉ tăng thêm chứ không mất đi theo thời gian. Hãy giao việc thông minh và hiệu quả. Lúc ấy anh chẳng còn cực thân nữa.
Lâm Bình Bảo – Theo Quản Trị và Khởi Nghiệp
Tags: giao viec, giao việc tự động, sếp
Bản Đồ Văn Phòng