Mục lục
Dựa trên số liệu thống kê báo cáo trên KPI cho phép người quản lý nắm bắt được hoạt động kinh doanh, thực trạng phát triển doanh nghiệp… Mô tả KPI bằng biểu đồ trực quan, giúp theo dõi dễ dàng toàn bộ các chỉ số KPI của nhân viên, khách hàng theo các mốc thời gian cụ thể nhờ đó hoạch định dễ dàng chiến lược kinh doanh phù hợp.
KPI là gì? Thông tin Chi Tiết Về KPI
KPI là gì?
KPI – Key Performance Indicators, là một công cụ đo lường và đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng. Qua đó phản ánh hiệu quả hoạt động của các cá nhân, tổ chức hay bộ phận chức năng.
Vai trò của KPI?
Với doanh nghiệp
KPI mang lại 3 vai trò chính trong doanh nghiệp, bao gồm:
Định hướng cho chiến lược kinh doanh: KPI là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp định hình và phát triển chiến lược kinh doanh. Đây là những chỉ số quan trọng được xây dựng phù hợp với mục tiêu kinh doanh chung, làm bản lề cho những mục tiêu và hoạt động nhỏ hơn của doanh nghiệp.
Đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp: KPI giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất của mình theo thời gian. Các chỉ số được đo lường sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ và đánh giá các mục tiêu đã đặt ra.
Tối ưu hóa quy trình hoạt động: Bằng cách đo lường các chỉ số liên quan đến quy trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp có thể tìm ra những điểm yếu trong quy trình và đưa ra các biện pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Với nhân viên
Đưa ra mục tiêu rõ ràng: Việc đưa ra các chỉ số KPI cho từng nhân viên giúp họ hiểu rõ mục tiêu và nhiệm vụ của mình trong công việc. Đây là cơ sở để họ xây dựng các kế hoạch công việc.
Tự đánh giá hiệu suất của bản thân: Với KPI, nhân viên sẽ tự có cơ sở để tự đánh giá về hiệu suất làm việc của bản thân, từ đó tự đưa ra các phương án giải quyết phù hợp để tăng hiệu suất nếu không đạt KPI.
Tăng cường năng lực và đào tạo: KPI cũng sẽ giúp nhân viên nhận ra những kỹ năng cần cải thiện, từ đó có thể học hỏi hoặc đào tạo để nâng cao hiệu suất làm việc.
Tại sao KPI lại quan trọng?
KPI là một cách quan trọng để đảm bảo các nhóm đang hỗ trợ các mục tiêu chung của tổ chức. Dưới đây là một số lý do lớn nhất tại sao bạn cần các chỉ số hiệu suất.
- Giữ cho các nhóm được liên kết: Cho dù đo lường sự thành công dự án hay hiệu suất của nhân viên, KPI sẽ giữ cho các nhóm hoạt động theo cùng một hướng.
- Kiểm tra tình hình hoạt động: Các chỉ số hoạt động cung cấp cho bạn cái nhìn thực tế về tình hình hoạt động của tổ chức, từ các yếu tố rủi ro đến các chỉ số tài chính.
- Thực hiện điều chỉnh: KPI giúp bạn thấy rõ những thành công và thất bại của mình để bạn có thể làm được nhiều việc hơn và ít hơn những gì không hiệu quả.
- Giữ cho nhóm có trách nhiệm: Đảm bảo rằng mọi người đều cung cấp giá trị bằng các chỉ số hiệu suất giúp nhân viên theo dõi tiến độ và giúp người quản lý điều hành mọi việc.
Tự đo lường thủ công – một trong những lý do khiến nhân viên trễ KPI?
Một trong những lý do lớn khiến cho đội nhóm trễ KPI là vì phải tự đo lường thủ công bằng tay mà không có công cụ cụ thể. Có 3 lý do chính khiến điều này ảnh hưởng nhiều hơn bạn nghĩ như sau:
Khả năng nhầm lẫn và sai sót: Việc tự đo lường KPI thủ công có thể dẫn đến nhầm lẫn và sai sót. Khi đo lường KPI thủ công, nhân viên có thể gặp phải các vấn đề như khó khăn trong việc tính toán và đo lường, không đồng nhất trong cách đo lường, và có thể nhầm lẫn khi nhập liệu. Những sai sót nhỏ này có thể dẫn đến sai sót lớn khi tính toán KPI, dẫn đến không đạt mục tiêu.
Thời gian và công sức: Phương pháp thủ công còn tốn thời gian và công sức. Tính toán và đo lường các chỉ số KPI thủ công yêu cầu sự tập trung và công sức của nhân viên. Điều này có thể dẫn đến việc “nước đến chân mới nhảy”, cuối toán mới tính toán lại KPI toàn bộ công việc, lúc này giả sử có trễ KPI cũng không kịp bổ sung.
Không đáng tin cậy: Khi đo lường KPI thủ công, nhân viên có thể bị ảnh hưởng bởi những yếu tố khác như tâm trạng, cảm xúc hoặc tình trạng sức khỏe. Điều này có thể dẫn đến việc đo lường không đáng tin cậy và không phản ánh đúng hiệu quả làm việc của nhân viên.
Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ tự động hóa để đo lường KPI. Bạn có thể tham khảo Getfly CRM – một trong những phần mềm hỗ trợ tự động hóa đo lường KPI số một hiện nay.
Các Bước Để Xây Dựng Một Bộ KPI Hoàn Chỉnh
#1. Đặt ra mục tiêu chung
Mục tiêu kinh doanh cần được đưa ra một cách cụ thể, đo lường được và thực tế để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả. Một trong những cách đưa ra mục tiêu kinh doanh cụ thể là áp dụng phương pháp SMART. SMART là viết tắt của Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (có thể đạt được), Relevant (phù hợp) và Time-bound (thời hạn).
Cụ thể (Specific): Mục tiêu kinh doanh cần được đưa ra một cách cụ thể để giúp doanh nghiệp định hình rõ ràng mục tiêu của mình. Một mục tiêu kinh doanh cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp tập trung và tối ưu hóa hoạt động của mình. Ví dụ, mục tiêu kinh doanh cụ thể là tăng doanh số cho sản phẩm X thay vì tăng doanh số cho tất cả các sản phẩm của doanh nghiệp.
Đo lường được (Measurable): Mục tiêu kinh doanh cần được đo lường để giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ đạt được của nó. Một mục tiêu kinh doanh đo lường được sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ đóng góp của nó cho mục tiêu kinh doanh chung của doanh nghiệp. Ví dụ, mục tiêu kinh doanh đo lường được là tăng doanh số sản phẩm X lên 10% trong quý 2 năm nay thay vì chỉ đơn thuần là tăng doanh số sản phẩm X.
Có thể đạt được (Achievable): Mục tiêu kinh doanh cần phải có thể đạt được để giúp doanh nghiệp hướng đến những mục tiêu thực tế. Một mục tiêu kinh doanh có thể đạt được sẽ giúp doanh nghiệp cảm thấy tự tin và có khả năng đạt được mục tiêu. Ví dụ, mục tiêu kinh doanh có thể đạt được là tăng doanh số sản phẩm X lên 10% trong quý 2 năm nay, thay vì tăng doanh số sản phẩm X lên 100%.
Phù hợp (Relevant): Mục tiêu kinh doanh cần phù hợp với chiến lược và mục tiêu kinh doanh chung của doanh nghiệp. Một mục tiêu kinh doanh phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh chung của mình.
Có giới hạn thời gian (Time-bound): Cần phải có mốc thời gian cụ thể cho từng mục tiêu cụ thể ngày, tháng, quý hoặc năm. Đây sẽ là vạch đích giúp doanh nghiệp chia nhỏ “quãng đường” công việc sao cho phù hợp.
#2. Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp
Từ mục tiêu chung, giờ bạn hãy đưa ra mục tiêu riêng cho các phòng ban. Mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có các mục tiêu và hoạt động riêng biệt. Do đó, cần lựa chọn các chỉ số sao cho phù hợp với từng phòng ban. Các bước để lựa chọn chỉ số KPI cho từng phòng ban cụ thể như sau:
- Xác định mục tiêu và hoạt động của phòng ban: Để lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp, cần hiểu rõ mục tiêu và hoạt động của từng phòng ban. Chỉ khi hiểu rõ mục tiêu và hoạt động của phòng ban, chúng ta mới có thể lựa chọn được các chỉ số KPI phù hợp.
- Phân tích môi trường kinh doanh của từng phòng ban: Môi trường kinh doanh bao gồm các yếu tố bên trong và bên ngoài phòng ban. Các yếu tố quan trọng bao gồm khách hàng, đối thủ cạnh tranh và thị trường.
- Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp: Dựa trên mục tiêu và hoạt động của phòng ban, cùng với phân tích môi trường kinh doanh của phòng ban, chúng ta có thể lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp. Các chỉ số KPI phù hợp sẽ giúp đánh giá hiệu quả của phòng ban và định hình các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu.
- Định nghĩa các chỉ số KPI: Sau khi lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp, cần định nghĩa các chỉ số KPI này một cách cụ thể. Chỉ số KPI cần được định nghĩa rõ ràng vì đây là cơ sở phòng ban sẽ bám theo sau này.
Ngoài ra, cũng có thể tham khảo KPI chung của ngành và các doanh nghiệp tương tự. Phương pháp này giúp doanh nghiệp có thể học hỏi và áp dụng những phương pháp hiệu quả đã được sử dụng thực tế.
#4. Phân bổ và giao chỉ số KPI cho từng bộ phận hoặc nhân viên
Sau khi bạn đã xây dựng xong bộ chỉ số KPI cho từng bộ phận thì giờ là lúc để giao các chỉ số KPI đó, chỉ định người thực hiện và chỉ định người quản lý. Thường thì KPI của phòng ban sẽ được giao xuống team lead của phòng ban đó, rồi phòng ban đó sẽ tự chia nhỏ bộ KPI ra cụ thể cho từng nhân sự thực hiện sao cho phù hợp với từng vị trí nhân sự.
#5. Thực hiện đo lường và đánh giá KPI
Đo lường KPIs
Để đo lường KPIs, cần phải có các chỉ số định lượng hoặc định tính để đo lường sự tiến triển của các hoạt động hoặc dự án. Các phương pháp đo lường KPIs có thể bao gồm:
- Sử dụng phần mềm để tự động đo lường số liệu.
- Định kỳ tổ chức họp để đánh giá tiến độ và kết quả đạt được.
- Thực hiện báo cáo thường xuyên để phản ánh kết quả.
Đánh giá KPIs
Để đánh giá hiệu quả của KPIs, cần phải so sánh số liệu đo lường KPI với các mục tiêu đã được đặt ra. Nếu các KPIs đang đạt được các mục tiêu đã đặt ra, thì chúng có thể được coi là hoạt động hiệu quả. Nếu các KPIs không đạt được các mục tiêu đặt ra, thì cần phải đánh giá và tìm ra nguyên nhân.
Đánh giá KPIs cũng có thể bao gồm các phương pháp như sau:
- So sánh các KPIs với các mục tiêu đặt ra.
- So sánh các KPIs với các số liệu của các tổ chức tương tự.
- Thực hiện các cuộc khảo sát hoặc hỏi ý kiến của khách hàng hoặc nhân viên để đánh giá hiệu quả của các KPIs.
#6. Điều chỉnh và cập nhật KPI
Việc điều chỉnh và cập nhật KPI là cần thiết để đảm bảo rằng các KPIs đang đo lường và đánh giá hiệu quả của các hoạt động hoặc dự án hiện tại của tổ chức. Các KPIs cần được điều chỉnh và cập nhật để phù hợp với các mục tiêu và chiến lược của tổ chức. Các phương pháp cập nhật KPIs có thể bao gồm:
- Xác định lại các mục tiêu và chiến lược của tổ chức để đảm bảo rằng các KPIs phù hợp với chúng.
- Điều chỉnh các KPIs để phù hợp với các thay đổi trong hoạt động hoặc dự án.
- Cập nhật các KPIs để phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh hoặc thị trường.
Việc điều chỉnh và cập nhật KPI là một quá trình liên tục và cần được thực hiện thường xuyên để đảm bảo rằng các KPIs vẫn đang đo lường và đánh giá hiệu quả.
Thống kê báo cáo trên KPI cho biết điều gì?
Sử dụng KPI trong quản lý doanh nghiệp (quản lý bằng con số) giúp kiểm soát hoạt động kinh doanh, tiết kiệm chi phí/ nhân lực đồng thời thúc đẩy doanh số bán hàng, tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
Nhìn nhận tổng quan về doanh nghiệp
Những con số “biết nói” trong báo cáo giúp người quản lý có được cái nhìn trực diện về doanh nghiệp. Nắm bắt được doanh thu theo tuần/ tháng/ quý, so sánh với những năm trước xem tăng hay giảm, nguyên nhân do đâu? Do sản phẩm, do dịch vụ chăm sóc hay hàng hay còn có nguyên nhân nào khác?
Đánh giá được chính xác năng lực của nhân viên thông qua doanh số bán hàng. Từ đó có những giải pháp phù đào tạo thích hợp hoặc có biện pháp khen thưởng/ tăng lương xứng đáng.
Xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp
Tương tự, thống kê báo cáo chi tiết trên KPI cho biết kênh nào đạt tỷ lệ khách hàng đăng ký sử dụng sản phẩm cao nhất? Nên tập trung vào kênh nào, cắt bỏ kênh nào. Nếu không có những báo cáo và phân tích cụ thể, người quản lý sẽ khó đo lường được hiệu suất cho mỗi chiến dịch truyền thông/ marketing, dẫn đến chiến dịch sau cũng chỉ na ná chiến dịch trước, lãng phí ngân sách, hiệu quả thu được không cao.
Nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng
Báo cáo KPI giúp đo lường, phân tích thông tin, hành vi khách hàng bằng những con số cụ thể thay vì cảm tính. Từ đó xây dựng được những sản phẩm phù hợp với nhu cầu và sở thích của khách hàng. Bên cạnh đó, thông qua mức độ hài lòng của khách hàng, cải thiện hoặc nâng cao dịch vụ chăm sóc/ hỗ trợ khách hàng.
Tiết kiệm và giảm thiểu rủi ro
KPI giúp truy cập và thống kê nhanh chóng mọi hoạt động của doanh nghiệp (bao gồm: khách hàng, doanh số, hiệu suất làm việc của nhân viên…). Thay vì phải nhập dữ liệu qua Excel, Google Sheets… quản lý bằng con số giúp hạn chế những rủi ro, sai sót vì có quá nhiều bảng thống kê báo cáo.
Thống kê báo cáo trên KPI – quản lý bằng con số là yếu tố then chốt giúp vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Đặc biệt, ứng dụng CRM giúp việc quản lý nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Giải Pháp Xây Dựng Và Quản Lý KPI Trên Getfly CRM
Như đã nói ở trên, đo lường và xây dựng thủ công gây ra rất nhiều bất cập trong quản lý KPI, bạn nên đầu tư cho doanh nghiệp của mình một phần mềm chuyên dụng để hiệu quả công việc tốt nhất.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm có thể hỗ trợ bạn trong việc xác lập và đánh giá chỉ số KPI cho doanh nghiệp của mình. Tiêu biểu có thể kể đến phần mềm Getfly CRM – phần mềm đã được hàng ngàn đối tác tin tưởng lựa chọn.
Công cụ đo lường KPI mới nhất của Getfly CRM hiện đã có các báo cáo thống kê tự động dựa trên dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực trong CRM. Hiện Getfly hỗ trợ đo lường khá nhiều dạng báo cáo KPI, ví dụ như KPI đội ngũ kinh doanh, ban giám đốc, công việc,…
Hệ thống CRM của Getfly có thể tự động tổng hợp các dữ liệu tương tác với khách hàng thành “1 BẢNG CHỈ SỐ DUY NHẤT” thể hiện toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp CHÍNH XÁC đến từng giây.
Là một sản phẩm thuần Việt, được 4000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:
- Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất
- Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile
- Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình
- Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác
- Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả
Các Câu Hỏi Thường Gặp
Lợi ích khi có KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicators) giúp đo lường và đánh giá hiệu quả của hoạt động, dự án hoặc chiến lược kinh doanh của tổ chức.
Các điều cần lưu ý khi xây dựng KPI là gì?
Một số yếu tố cần hết sức chú ý khi xây dựng KPI bao gồm: Xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể, chọn KPI phù hợp, sử dụng đầy đủ số lượng định tính và định lượng, đảm bảo tính đo lường và thường xuyên điều chỉnh.
Kết Luận
Đo lường và đánh giá KPIs là một phần quan trọng của việc quản lý hoạt động và đạt được các mục tiêu của tổ chức. Các phương pháp đo lường và đánh giá chính xác giúp các tổ chức đảm bảo rằng các KPIs đang hoạt động hiệu quả và đóng góp vào sự phát triển của tổ chức. Do vậy, nếu bạn đang cảm thấy KPI tổ chức đang không có tác dụng gì thì đừng ngại liên lạc Getfly, chúng tôi sẽ giúp bạn!
Getfly cam kết mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng, tự tin là bạn đồng hành tuyệt vời trên hành trình phát triển của mỗi khách hàng – giúp doanh nghiệp tiết kiệm 2h/ ngày trong vận hành và quản lý nhân sự, gia tăng đều đặn về doanh số từ 200-300%/ năm.
Đăng ký ngay để được hỗ trợ và trải nghiệm MIỄN PHÍ 30 NGÀY phần mềm Getfly CRM
Getfly – để khách hàng mua hàng trọn đời
>> Áp dụng Getfly CRM để quản lý đội kinh doanh hiệu quả
Tags: báo cáo KPI, kpi, thống kê KPI
Bản Đồ Văn Phòng