Mục lục
Chức năng quản lý công việc của Getfly CRM mang đến cho người quản lý cái nhìn tổng quan nhất về tất cả các hoạt động trong công ty, dễ dàng giao việc cho các bộ phận, phòng ban hoặc giao việc trực tiếp cho nhân viên dưới quyền. Theo dõi tiến độ và kiểm duyệt hoàn thành công việc.
Mặt khác tính năng này giúp nhân viên nhận việc từ người quản lý, báo cáo tiến độ, thông báo hoàn thành công việc, trao đổi về những vấn đề liên quan đến công việc. Từ đó người dùng có thể tận dụng tối đa thời gian làm việc của bản thân, đơn giản trong quá trình sắp xếp thứ tự công việc.
Giao việc và nhận việc khoa học trên Getfly CRM
Phần mềm quản lý công việc Getfly CRM đóng vai trò là nền tảng chung cho toàn doanh nghiệp. Tất cả các công việc liên quan đến công ty đều được ghi lại trên phần mềm này. Hệ thống giao việc vận hành theo cả hai chiều, từ sếp đến nhân viên và ngược lại. Nhân viên thấy tính năng này hữu ích trong việc tìm kiếm sự trợ giúp từ sếp của họ. Ngoài ra, nhân viên có tùy chọn từ chối công việc nếu nó không có mô tả rõ ràng.
Phần mềm quản lý công việc cho phép sếp và nhân viên trực tiếp phân công công việc cho nhau, thúc đẩy tính công bằng, dân chủ tại nơi làm việc. Phần mềm bao gồm các trường dành cho người giao việc, người thực hiện, cá nhân liên quan, thời hạn công việc, nội dung công việc khi tạo công việc mới. Các thông báo liên quan đến giao việc, nhận việc, trao đổi được hiển thị trên hệ thống thông báo thông minh khi có công việc mới được tạo,…
Chắc hẳn có rất nhiều người đang suy nghĩ sẽ phải tải xuống và chỉ sử dụng phần mềm quản lý công việc trên máy tính. Tuy nhiên bạn có thể dễ dàng thao tác trên điện thoại. Nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi có kết nối internet.
Bạn cũng có thể tự giao việc cho chính mình để quản lý khối lượng công việc của bản thân. Từ đó không bị bỏ sót hay lãng quên bất kỳ một đầu mục công việc nào. Trước khi tạo công việc, bạn cần xác định rõ loại đối tượng công việc:
- Công việc liên quan đến khách hàng: gọi điện tư vấn, gửi báo giá, lịch hẹn khách hàng… Khi đó bạn cần thêm khách hàng liên quan lúc tạo ghi nhận và hệ thống sẽ hiển thị công việc này ở cả màn hình giao diện khách hàng cũng như màn hình giao diện công việc. Ngoài ra hệ thống cũng cho phép bạn có thể tạo một công việc cho nhiều khách hàng, giúp tiết kiệm tối đa thời gian và thao tác.
- Công việc không liên quan đến khách hàng: lịch đào tạo nội bộ, thông báo về nội bộ công ty… thì bạn có thể bỏ qua bước thêm khách hàng liên quan.
Quản lý công việc hiệu quả trên Getfly CRM
Quản lý công việc theo dự án
Sử dụng phần mềm quản lý công việc cá nhân hàng ngày, người quản lý có khả năng nhóm công việc của từng bộ phận thành nhiều hạng mục dự án khác nhau trên CRM như Marketing, Bán hàng, Nhóm kinh doanh A và B, Đào tạo nhân viên.
Quyền truy cập để xem, theo dõi và nhận thông báo về thông tin dự án được giới hạn cho những cá nhân được chỉ định là người dùng mới. Bên cạnh đó, chức năng khóa dự án sau khi hoàn thành đảm bảo bất kỳ ai cũng không có quyền chỉnh sửa nội dung hay hủy dự án.
Để thêm mới dự án cần tạo trên CRM, điền đầy đủ thông tin bắt buộc (có dấu “*”) như: Tên dự án, Người chịu trách nhiệm dự án. Ngoài ra, bạn có thể cập nhật thêm mô tả cho dự án, đính kèm tài liệu, lựa chọn thời gian thực hiện dự án và những người tham gia vào dự án.
Sau khi tạo dự án, bạn cần sắp xếp dự án một cách khoa học để thuận tiện hơn trong việc quản lý. Có thể sắp xếp dự án theo ý muốn bằng việc kéo thả chuột và tạo các thư mục để chứa danh sách các công việc liên quan.
Quản lý công việc trên giao diện trang chủ công việc
Giao diện trang chủ công việc trên CRM sẽ bao gồm 3 phần chính:
- Danh sách các dự án công việc.
- Danh sách công việc theo ngày (Timeline).
- Danh sách công việc có hoạt động trao đổi mới.
Trong đó, tại phần danh sách công việc theo ngày, hệ thống sẽ giúp bạn thống kê danh sách toàn bộ công việc bạn đang phụ trách, hiển thị xem đâu là công việc ưu tiên của bạn, đâu là công việc đang chậm tiến độ cũng như đâu là công việc mới được giao… Bạn cũng có thể dễ dàng tìm kiếm công việc trên thanh tìm kiếm nhanh hoặc sử dụng bộ lọc nâng cao để tra cứu lịch sử.
Có thể bạn quan tâm: “7 sai lầm thường thấy trong quản lý doanh nghiệp nhỏ”
Quản lý công việc theo các đầu mục cha – con
Nhà quản lý cũng có thể theo dõi công việc theo các đầu mục cha – con trên CRM để tránh việc quản lý công việc bị cồng kềnh. Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý bạn có thể chia nhỏ công việc tổng thể thành các nhiệm vụ phụ. Và nhanh chóng xác định các nhiệm vụ có liên quan mà không lãng phí quá nhiều thời gian.
Cũng như tạo công việc, khi tạo công việc con cần điền đầy đủ các thông tin như: Tên công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện,… Một công việc có thể chia thành nhiều công việc con.
Quản lý công việc theo lịch hẹn
Tính năng này trên CRM hỗ trợ rất tốt việc quản lý thông tin lịch trình công việc và phù hợp với việc làm việc theo nhóm. Bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan công việc của từng cá nhân hay của cả nhóm trên calendar, cụ thể theo ngày/tuần/tháng. Đồng thời, Getfly cho phép bạn lọc các tác vụ dựa trên loại của chúng, chẳng hạn như Cuộc gọi, Cuộc hẹn, Email, Cuộc họp,… Tính năng này rất có lợi vì nó cung cấp lời nhắc qua SMS và email, rất lý tưởng cho cả cá nhân và làm việc theo nhóm. Hơn nữa, nó tỏ ra khá hiệu quả trong việc quản lý công việc.
Thư viện quy trình mẫu
Phần mềm quản lý kế hoạch công việc bao gồm một thư viện quy trình mẫu được tạo sẵn cho CRM, cho phép thực hiện dễ dàng bằng cách điều chỉnh các chi tiết cần thiết như thời gian và nhân sự. Sử dụng các mẫu công việc có sẵn cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại có thể nâng cao năng suất và tiết kiệm thời gian.
Ví dụ: quy trình Tuyển dụng Nhân sự, bao gồm 10 công việc phụ có thể được sử dụng nhiều lần để tuyển dụng nhân viên ở các vị trí khác nhau như Tiếp thị, Bán hàng và Kỹ thuật. Bằng cách sử dụng thư viện quy trình công việc mẫu, việc tạo công việc trở thành một thao tác đơn giản mà không cần phải tạo lại các công việc phụ mỗi lần.
Thống kê báo cáo công việc
Getfly CRM giúp người quản lý có thể theo dõi hiệu quả công việc của nhân viên dựa trên tình trạng công việc (hoàn thành và đánh giá theo sao) và khối lượng công việc. Điều này tạo điều kiện đánh giá minh bạch hiệu suất của nhân viên và nâng cao chất lượng công việc.
Hệ thống báo cáo tự động của phần mềm giúp giảm chi phí in ấn, thời gian lập báo cáo, thời gian đọc báo cáo. Tất cả các nhiệm vụ được chuyển đổi thành KPI, cho phép tính toán hiệu suất của nhân viên. Hệ thống báo cáo tự động của phần mềm quản lý công việc Getfly CRM được cả cấp quản lý và nhân viên ưa chuộng.
Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc, chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt được toàn diện khối lượng công việc được giao và hoàn thành của nhân viên sau mỗi chu kỳ tuần, tháng theo bảng thống kê. Điều này bao gồm thông tin về tốc độ hoàn thành và bất kỳ công việc nào có thể bị chậm tiến độ.
Từ đó, người quản lý có thể đưa ra những điều chỉnh hợp lý để nghiên cứu và cải tiến hiệu suất làm việc của nhân viên.
Nếu có bất kì thắc mắc về tính năng của chúng tôi, đừng ngần ngại. Hãy gọi ngay đến hotline: 0965 593 953 để được hỗ trợ chi tiết nhất!
Getfly cam kết mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng, tự tin là bạn đồng hành tuyệt vời trên hành trình phát triển của mỗi khách hàng – giúp doanh nghiệp tiết kiệm 2h/ ngày trong vận hành và quản lý nhân sự, gia tăng đều đặn về doanh số từ 200-300%/ năm.
Đăng ký ngay để được hỗ trợ và trải nghiệm MIỄN PHÍ 30 NGÀY phần mềm Getfly CRM
Getfly – để khách hàng mua hàng trọn đời
Tags: CRM, quản lý công việc
Bản Đồ Văn Phòng