Hướng dẫn triển khai phần mềm quản lý trung tâm đào tạo chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Sử dụng phần mềm quản lý trung tâm đào tạo chuyên nghiệp bằng CRM đang trở thành một yếu tố bắt buộc đối với các trung tâm muốn hiện đại hóa và nâng cao lợi thế cạnh tranh trong quá trình tuyển sinh. Tích hợp nhiều tính năng hữu ích, CRM hỗ trợ từ quản lý và phân khúc khách hàng tiềm năng đến tự động hóa truyền thông/tiếp thị. Nền tảng CRM hiện đại mang nhiều lợi ích giúp các doanh nghiệp mảng giáo dục tối đa hóa năng suất và kết quả. 

Tuy nhiên, một số các doanh nghiệp cũng như tổ chức giáo dục thường gặp nhiều khó khăn trong giai đoạn ban đầu khi áp dụng CRM. Nhân viên không quen sử dụng hệ thống, xử lý chậm, thậm chí họ còn thấy khó chịu/khó khăn khi thực hiện công việc hàng ngày qua quá nhiều quy trình…

Bởi vì chuyển sang quản lý bằng phần mềm quản lý trung tâm đào tạo chuyên nghiệp sẽ hệ thống lại toàn bộ quy trình làm việc từ Sales, Marketing đến chăm sóc khách hàng. Điều này khó có thể khiến doanh nghiệp thích ứng được trong thời gian ngắn. Do đó, nhà quản lý cần có kế hoạch thực hiện và đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, không chỉ được nhân viên của bạn chấp nhận mà còn khiến CRM trở thành một phần không thể thiếu trong công việc của họ. 

Hướng dẫn triển khai phần mềm quản lý trung tâm đào tạo chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
Hướng dẫn triển khai phần mềm quản lý trung tâm đào tạo chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Tham khảo ý kiến trước khi lựa chọn một nhà cung cấp CRM trung tâm đào tạo

Để triển khai CRM thành công, nhà quản lý cần phải đầu tư đầy đủ ý tưởng, sự đồng thuận của các bên liên quan và cam kết thực hiện nó. Tốt nhất, trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu, hãy thống nhất các dự định triển khai CRM với ban quản trị, đặc biệt nền tảng bạn sẽ sử dụng (hệ thống có sẵn hay tự thiết lập). Vấn đề này phụ thuộc vào hướng phát triển và yếu tố nguồn lực của công ty bạn. 

Bên cạnh đó, tham khảo ý kiến nhân viên, người trực tiếp sử dụng nó nhiều nhất. Hãy thông báo trước với nhân viên về nhu cầu và thách thức của họ khi chuyển sang sử dụng phần mềm CRM. 

Quy trình đào tạo nhân viên là rất quan trọng để triển khai CRM thành công

Trong vài tháng đầu, rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài ngành giáo dục – đào tạo đầu tư triển khai nền tảng CRM đều không hiểu hệ thống hoạt động như thế nào, không sử dụng đúng các tính năng của nó, hoặc đơn giản là có hệ thống nhưng không thao tác và sử dụng. Điều này thường xảy ra do họ không có thời gian làm quen với phần mềm đủ nhiều. 

Do đó, trước khi áp dụng CRM trong cơ sở bạn, điều quan trọng là hãy cho phép nhân viên của bạn có nhiều thời gian đào tạo để sử dụng đúng cách. Bạn có thể tổ chức nhiều hội thảo, cuộc trao đổi, bài tập nhóm để thực hành công việc thường ngày của họ. Các buổi hỗ trợ này có thể được dẫn dắt bởi một người hiểu rõ hệ thống trong công ty bạn hoặc bởi đội ngũ hỗ trợ của các đơn vị cung cấp CRM. 

Hướng dẫn triển khai phần mềm quản lý trung tâm đào tạo chuyên nghiệp cho doanh nghiệp 1
Tổ chức các buổi đào tạo thực hành công việc

Thực hiện đào tạo sẽ cho phép nhân viên trải nghiệm thực phần mềm quản lý trung tâm đào tạo chuyên nghiệp và giải quyết bất kỳ vấn đề hay hiểu lầm nào trước khi họ bắt đầu sử dụng nó. Điều này cũng đưa họ sự phấn khích khi trải nghiệm nền tảng hiện đại trong công việc. 

Ngoài ra, hãy thực hiện “truyền thông nội bộ” để thúc đẩy sự tích cực của việc áp dụng trong nhóm của bạn. Có thể nhân viên của bạn sẽ thấy e ngại khi cần học lại các quy trình cuộc gọi, nắm bắt và phân loại khách hàng tiềm năng… Nhưng việc truyền đạt những lợi ích CRM đem lại về hiệu quả, tính tự động hóa, phân chia công việc rõ ràng sẽ thúc đẩy họ sẵn sàng thực hiện. 

Triển khai theo giai đoạn

Mặc dù một phần mềm quản lý trung tâm đào tạo chuyên nghiệp sẽ cung cấp rất nhiều tính năng hữu ích nhưng bạn nên ưu tiên thực hiện các tính năng quan trọng và cần thiết trước tiên. Xây dựng kế hoạch áp dụng CRM theo từng giai đoạn sẽ giúp doanh nghiệp bạn có thể kết hợp CRM dần dần với công việc hàng ngày và không bị choáng ngợp với nhiều tính năng phức tạp. 

Tổng hợp dữ liệu để chuyển sang CRM

Dữ liệu khách hàng là yếu tố cốt lõi của CRM. Tuy nhiên thách thức lớn nhất đối với các trung tâm đào tạo là di chuyển. Hầu hết, các dữ liệu đều được lưu trữ bằng bảng tính excel, do đó để chuyển dữ liệu dễ dàng, hãy đảm bảo các thông tin đều được sắp xếp theo cùng một cách để nhập lên CRM. 

Lên kế hoạch tích hợp CRM với kênh social

Khi bạn đã sử dụng CRM, bạn cần hướng tới tích hợp với các kênh truyền thông mình đang triển khai. Hãy đảm bảo rằng bất kỳ khách hàng tiềm năng nào đăng nhập thông tin qua website, các chiến dịch tiếp cận và trả tiền trên facebook đều được thu thập tự động trong CRM. 

Một biểu mẫu như này là một ví dụ để thu thập thông tin khách hàng tự động trong CRM. 

Theo dõi và cải thiện CRM theo thời gian

Mặc dù lợi ích của phần mềm quản lý trung tâm đào tạo chuyên nghiệp là rất rõ ràng, nhưng sẽ có một số vấn đề liên quan nảy sinh đến cách bạn thiết lập quy trình và báo cáo. CRM có thể linh hoạt và tùy biến trên nền tảng có sẵn, do đó hãy cải tiến và thiết lập phần mềm quản lý phù hợp nhất với nhu cầu của mình. 

Hướng dẫn triển khai phần mềm quản lý trung tâm đào tạo chuyên nghiệp cho doanh nghiệp 2
Nâng cao và cải thiện CRM để phù hợp hơn với doanh nghiệp mình

Hy vọng rằng với cách hướng dẫn triển khai trên, các doanh nghiệp/ tổ chức trung tâm giáo dục – đào tạo có thể áp dụng CRM hiệu quả. 

Để biết thêm thông tin chi tiết phần mềm CRM quản lý trung tâm giáo dục – đào tạo, bạn hãy gọi đến HOTLINE: (024) 6262 7662 để được tư vấn.

Bạn đang xem bài viết:Hướng dẫn triển khai phần mềm quản lý trung tâm đào tạo chuyên nghiệp cho doanh nghiệp” tại Getfly CRM

=> Gợi ý – Tìm hiểu chi tiết: